Digitalisering is wat de klok slaat op dit moment. En dat is niet voor niets. Processen gaan sneller, efficiënter en systemen maken daar onderdeel van uit. Een uitdaging om dat binnen de organisatie goed te organiseren.
Wat is VISIE Connect?
VISIE Connect is een oplossing voor (middel)grote organisaties voor een naadloze integratie van gegevensstromen tussen verschillende systemen. Het automatisch synchroniseren van gegevens tussen systemen of het overzetten van verschillende datasoorten naar een andere gegevensvorm is mogelijk te maken met VISIE Connect.
Hoe werkt VISIE Connect?
Als middleware oplossing haalt VISIE Connect periodiek (bijvoorbeeld elke dag of zelfs elke 5 minuten) gegevens uit één of meerdere systemen. Met deze gegevens wordt een nieuwe dataset aangemaakt, waarmee de gegevens kunnen worden overgezet naar een ander systeem, als bestand op een server worden gezet of worden gemaild naar één of meerdere ontvangers.
Voorbeeld: geautomatiseerd overzetten van declaraties
Voor een multinational worden door VISIE Connect elke dag medewerkergegevens vanuit AFAS HR naar SAP Concur overgezet. Medewerkers doen hun declaraties in SAP Concur. Elke dag haalt VISIE Connect de declaraties op uit SAP Concur en schrijft deze weg als inkoopboekingen in AFAS Financieel.
Voorbeeld: geautomatiseerd aanmaken van tickets in Omnitracker
Bij onboarding van een nieuwe vaste of externe medewerker kan de leidinggevende in een workflow opgeven welke IT middelen benodigd zijn, zoals een laptop, mobiele telefoon en/of systeemrechten. VISIE Connect haalt deze informatie vervolgens op uit AFAS en maakt voor elk aangevraagd IT middel een apart ticket aan in Omnitracker, die afgehandeld wordt door de servicedesk van de IT dienstverlener van deze organisatie. De ticketnummers van de tickets die door VISIE Connect zijn aangemaakt worden direct automatisch gemaild naar de leidinggevende, die vervolgens de status van de aanvragen kan volgen via de self service portal van de IT dienstverlener.
Voorbeeld: controle uitgave toegangsbadges
Bij uitgave van een nieuwe toegangsbadge wordt door de afdeling facilitair het nummer van de toegangsbadge vastgelegd bij de medewerker in AFAS via een workflow. VISIE Connect controleert of het nummer al is geregistreerd bij een medewerker. Als dat zo is, dan geeft VISIE Connect de afdeling facilitair een nieuwe taak in de workflow om een andere toegangsbadge uit te geven en daarvan het nummer in te voeren. Ondertussen krijgt de afdeling HR van VISIE Connect een taak in de workflow om de dubbele registratie te onderzoeken. Wanneer het nummer nog niet was geregistreerd, dan handelt VISIE Connect de workflow automatisch af.
Voorbeeld: verwerken medewerker benefits als looncomponenten
Medewerkers hebben twee keer per jaar de mogelijkheid benefits aan te vragen in het systeem FiscFree. Deze gegevens uit FiscFree worden door VISIE Connect als csv bestand opgepikt en met behulp van een vertaaltabel weggeschreven als looncomponent bij de medewerker in AFAS.
Voorbeelden oplossingen AFAS automatisering
VISIE Connect kan organisatiespecifieke inrichting in AFAS mogelijk maken. Nagenoeg alles kan, niets is te gek. Van eenvoudige oplossingen, tot vergaand maatwerk.
Een aantal realisaties:
- Manager historie van een medewerker op functieregel
- Aanmaken HR contract regel op basis van financiële verlenging inhuur
- Aanmaken AFAS inkooprelatie voor (declaraties) nieuwe medewerkers
- Vastleggen budget owners op de medewerker kaart
- Aanmaken pakbonnen op basis van orders onder behoud van voorwaarden
- Periodiek verzenden van rapportages als e-mails, als Excel bijlagen bij e-mails of plaatsen op een FTP server
- Aanvragen in AFAS workflows via e-mail verzenden en/of automatisch afhandelen
Processen soepeler maken met VISIE Connect
Het gaat niet om de mogelijkheden van VISIE Connect, maar om het automatiseren van delen van de processen binnen uw organisatie. Wat wordt in uw organisatie nog handmatig overgetypt? Worden er nog gegevens handmatig bijgehouden? Wat als een medewerker ziek is of op vakantie gaat? Loopt het proces dan vast?
Met VISIE Connect lopen processen soepeler. Veel soepeler. Neem contact met ons op voor de mogelijkheden.
